google-driveCada vez más usuarios y empresas emplean los servicios de la Web como sistema de almacenamiento extra de documentos. A su vez las empresas que gestionan estos servicios saben que la demanda seguirá en auge, por lo que están en continuo cambio ofreciendo más capacidad de almacenaje y nuevos y atractivos servicios para sus usuarios.

Desde 2012 Google viene ofreciendo este servicio con 15GB gratuitos de capacidad que pueden aumentarse con diversos planes que van desde los 100GB hasta los 30TB, con tarifas que van desde los 2$ al mes hasta los 300$ al mes (en 2016).

Google Drive permite almacenar todo tipo de ficheros y compartirlos con otros usuarios para descargarlos o editarlos. También permite el trabajo en grupo sobre un mismo documento (de los que incorpora Drive), de tal forma que simultáneamente varios usuarios puedan estar editando el documento sin ninguna “interferencia”.

drive-for-work450x235Respecto a la sincronización, Drive cuenta con su propia aplicación para ordenador y móvil y también es accesible desde el navegador. Permite las funciones normales de arrastrar y soltar en la carpeta compartida, de tal forma que los documentos que nos interesen estén accesibles desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

Si bien Drive permite “subir” cualquier tipo de documentos, el sistema permite también la creación de documentos internos de distintos tipos como por ejemplo documentos de texto tipo Word, hojas de cálculo tipo Excel, presentaciones tipo PowerPoint e incluso nos permite crear formularios para la captura de datos vía web. Pero Drive incluye interesantes opciones en lo que respecta a la compartición de archivos, como son:

  • Compartir documentos en redes sociales, tan sencillo como seleccionar el archivo, compartir en modo avanzado, seleccionar la red social y publicar añadiendo, o no, un comentario. Importante, podemos compartir ficheros pdf.
  • Podemos mover la carpeta compartida a la unidad de disco que nos interese, evitando así “colapsar” nuestro disco de arranque. Esta opción la podremos localizar en “configuración – preferencias – cuentas”, debiendo desconectar la cuenta (desvinculamos Drive con la carpeta), salir de Drive y volver a conectar y sincronizar Drive. Ahora podemos elegir la ubicación de la carpeta, modificando la que se muestra.
  • Guardar documentos en Drive mientras navegas por Internet, para lo que tendremos que instalar en el navegador Chrome la extensiónGuardar en Google Drive“. Solo tendrán que seleccionar con el botón derecho del ratón el documento que te interese y elegir la opción “Guardar en Google Drive”. Sencillo.
  • Usar Drive para la conversión de formatos de archivo, tan fácil como “Abrir con – Documentos de Google” el archivo desde Drive (por ejemplo un pdf), modificar lo que necesitemos, “Archivo – Descargar como” y seleccionar el formato de guardado.

Google Drive incorpora Google Photos, ideal para almacenar nuestras fotografías en Drive de forma destacada al resto de documentos, sin límite de espacio. Dispone de editor fotográfico y podrás incluso animarlas o convertirlas en películas.

La seguridad de los documentos no es el fuerte de Google Drive (no se cifran en modo nativo los archivos), por lo que una buena política de claves de nuestra cuenta (o el cifrado externo de documentos por nuestra parte), será la única opción para evitar accesos indeseados.

Tal y como os he comentado Drive permite crear formularios, de tal forma que podremos registrar datos vía web desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo para luego procesarlos sin problemas en la hoja de cálculo asociada. Muy útil por ejemplo para registrar visitantes en eventos, realizar encuestas o para crear exámenes en entornos de formación online. Los formularios son una opción muy potente de Google Drive, por lo que os dejo varios enlaces de Youtube relacionados con este tema (tutorial 1, tutotiral 2, tutorial 3 y tutorial 4).

Hay mucho por la red sobre Drive. No obstante os dejo un videotutorial introductorio sobre sus posibilidades.

Anuncios