bookedQuizás estés buscando una aplicación que te resuelva el problema de planificar o reservar espacios o aulas. Booked es un sencillo pero potente programador de reservas de cualquier tipo. Con diseños flexibles, reglas personalizadas, una potente back-end de administrador, y una experiencia de usuario increíblemente sencilla. Booked puede adaptarse a casi cualquier necesidad, desde aulas, salas de conferencias y equipos de laboratorio. Y lo mejor …. completamente Gratuito ¡¡ (Open Source).

Instalación de Booked

Es muy poca la documentación que se aporta sobre la instalación y configuración de Booked, por lo que intentaré aclarar suficientemente este tema.

Requisitos del sistema:

  • PHP 5.2 o superior.
  • MySQL 5.0 superior.
  • Web server (Apache2, IIS).
  • Sistemas operativos: Windows, Mac Os, Linux.

Para una instalación rápida sobre Windows, puedes descargarte e instalar XAMPP, software que incluye Apache, PHP y MySQL y que se distribuye para Windows, Mac Os y Linux. Dispone de un panel de control muy sencillo para “arrancar o parar” los servicios de Apache y MySQL de forma bastante cómoda. Recuerda las claves de administrador de Apache y de MySQL, las necesitarás en cualquier momento ¡¡

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Las aplicaciones que quieras instalar bajo este servidor web Apache, has de incluirlas dentro del directorio htdocs. Basta con teclear en la barra del navegador web de tu ordenador la URL “localhost/aulas” o “localhost/moodle” o lo que quiera que hayas instalado para que el servidor te muestre la aplicación solicitada.

Si tienes instalada en tu equipo alguna aplicación a través de Bitnami, ya tendrás instalado un servidor web Apache y una base de datos MySQL. En este caso tendrás que pegar el nuevo directorio aulas en bitnami/apache2/htdocs.

Descarga de Booked

  • Descarga Booked desde la web oficial.
  • Descomprime el fichero zip (se genera un directorio del tipo booked-2.5.20).
  • Entra al directorio y verás un subdirectorio denominado booked. Si lo deseas puedes renombrarlo, por ejemplo aulas, reservas, etc.
  • Copia y pega el directorio dentro del espacio del servidor web donde lo tengas pensado instalar. Si es dentro de Xampp, has de localizar la carpeta htdocs y pegarlo dentro.
  • Ahora pones el cursor sobre la nueva carpeta creada, botón derecho y verificas que NO está activo el modo “solo lectura”. Si está marcada esta opción, la desmarcas para dejar permisos de escritura.
  • Primera parte resuelta.

Configuración de Booked

  • Entras al directorio config.
  • Renombra el fichero config.dist.php a config.php.
  • Edita este fichero con el block de notas. Cambia las siguientes entradas:
    • $conf[‘settings’][‘app.title’] = ‘MI EMPRESA’;
    • $conf[‘settings’][‘default.timezone’] = ‘America/Chicago’. Pon Europe/Madrid.
    • $conf[‘settings’][‘admin.email’]=’admin@example.com’. Pon tu dirección email (serás el administrador).
    • $conf[‘settings’][‘default.language’] = ‘en_us’. Pon lenguaje español (es).
    • $conf[‘settings’][‘registration.captcha.enabled’] = ‘true’. Pon false, para evitar que te pida codigo de imagen captcha al registrar usuarios.
    • $conf[‘settings’][‘install.password’] = ”. Pon una clave para la instalación automática de las tablas de la base de datos MySQL.
    • $conf[‘settings’][‘database’][‘hostspec’] = ‘127.0.0.1’. Si has instalado la aplicación en un proveedor de Internet, tendrás que poner aquí tu dominio contratado (del tipo http://www.fulanito.com).
    • Guarda los cambios y cierra el fichero.
  • Segunda parte resuelta.

Configuración de la base de datos

  • Desde el navegador web teclea la URL localhost/aulas/Web/install/index.php.
  • Se abrirá una página para la instalación de la base de datos. Nos pide una clave y pondremos la que hemos incluido en el fichero config.php en el paso anterior.

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  • Ahora se mostrará otra página donde hemos de introducir el usuario y la clave de administrador de la base de datos MySQL (te la pidió la instalación de Xampp).

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  • Pulsas sobre “Run Installatión” y en unos momentos se crearán las tablas de la base de datos. Chupao.

Crear el usuario administrador

Si todo ha ido bien, tenemos instalado el programa Booked. Ahora necesitamos crear el usuario administrador para configurar nuestra flamante aplicación de reservas.

  • Teclea la URL localhost/aulas. Se mostrará la página de login desde la que se pueden crear los nuevos usuarios.

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  • Pulsamos en “Crear Cuenta”. La página de creación de nuevos usuarios nos exige, entre otros, el correo electrónico del nuevo usuario. Hemos de poner la cuenta de correo electrónico del administrador que pusimos en config.php. Cumplimentamos todos los datos obligatorios y creamos el usuario. También hemos de cumplimentar la zona horaria, en este caso Europe/Madrid
  • Listo, ya somos administradores y estaremos dentro de Booked.
  • Un lujo.

Adaptar Booked para la reserva de aulas

Observando el panel de reservas de Booked vemos que su adaptación al entorno de aulas, salas de reuniones, etc. es inmediata.

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Lo primero será configurar la información de entorno desde la opción de menú “Gestión de la aplicación”, “Personalización”, “Configuración de la aplicación”. Se muestran todas las entradas del fichero config.php, para que termines de adaptarlas a tus necesidades. También pondremos nuestra imagen de logotipo desde “Gestión de la aplicación”, “Personalización”, “Apariencia” (si no deja, “machacamos” booked.png del directorio Web/img con el logo de nuestra organización).

Luego a la configuración del calendario. Desde “Gestión de la aplicación”, “Planificaciones” cambiaremos la planificación actual “default” (o creamos otra nueva).

  • En primer lugar el calendario comienza en lunes, no en domingo y mostramos 7 días cada vez (lunes a domingo).
  • En segundo lugar revisamos la distribución horaria en la que se pueden reservar los recursos. Por ejemplo de 08:00 a 22:00, con intervalos de 1/2 hora, una hora o lo que necesitemos. Aquí configuramos también los intervalos de bloqueo en los que NO se pueden realizar reservas de recursos, y la zona horaria (Europe/Madrid).

Si necesitamos agrupar los recursos por tipología (por ejemplo aulas de informática, aulas normales, salones de actos, salas de conferencias, etc.), crearemos previamente éstos desde “Gestión de la aplicación”, “Recursos”, “Tipos de recursos”.

Ahora vamos a crear los recursos. Para ello entramos a “Gestión de la aplicación”, “Recursos”, pulsa aquí. Se nos muestra la página de creación de recursos. Si fuesen aulas, daríamos de alta las diferentes aulas, salones, etc. disponibles para las reservas. Es conveniente anexar una fotografía del recurso para cuando se acceda en consulta o durante la gestión de reservas.

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También hemos de crear los accesorios, que son elementos que podrán llevar asociadas las reservas de nuestros recursos. Por ejemplo en el caso de salones de actos o aulas, se podrán crear accesorios como proyectores, carpetas con bolígrafo y papel para los asistentes, reproductor de VHS para cintas antiguas, etc.

Ya para poder comenzar a trabajar con la aplicación crearemos los usuarios con sus perfiles y sus claves de acceso (en caso de que no permitamos las altas automáticas). La aplicación también permite gestionar grupos de usuarios desde “Gestión de la aplicación”, “Grupos”, por si os fuese de utilidad.

Comenzamos ¡¡

La aplicación es muy fácil de usar e intuitiva. Lógicamente los usuarios podrán realizar reservas de recursos sobre un calendario, y modificar o eliminar dichas reservas. Tenemos disponibles distintas vistas del calendario de reservas, según nos convenga. Desde “Planificación”, “Mi calendario” o “Calendario de reservas” tendremos una vista mensual de nuestro calendario de reservas o el calendario de todas las reservas realizadas por los usuarios.

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Vista “Planificación” – “Reservas”
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Vista “Planificación” – “Calendario de recursos”

Las reservas las realizaremos desde “Planificación, “Reservas”. Tan sencillo como seleccionar el tramo horario de la reserva y se nos muestra la ventana de reservas, donde introduciremos los accesorios que necesita la reserva (p.e. carpetas con bolígrafo y papel, proyector, etc.), el título de la reserva (p.e. el nombre del curso), alguna descripción de la reserva y, si lo necesitamos, quienes participan y a quienes invitamos. Listo.

La aplicación también permite que el administrador pueda mostrar anuncios de interés para los usuarios, desde “Gestión de la aplicación”, “Anuncios”. Por ejemplo que un aula concreta no está disponible hasta una determinada fecha.

Lógicamente con esta guía y un par de horas de prácticas tendremos “dominada” la aplicación. Os lo aseguro.

Podéis ver una demo online de la aplicación desde aquí (usuario: user y clave: password) y realizar algunas reservas, consultas, etc.

Que lo disfrutéis ¡¡

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